Organizar um evento corporativo que surpreenda a todos é uma maneira importante de se conectar com seus clientes e funcionários, construir e promover relacionamentos e talvez até promover um novo produto ou serviço.

Dependendo da finalidade do evento, o mesmo pode ser divertido, informativo ou mais sério. Independentemente disso, a organização do evento é crucial para obter bons resultados.

Saiba como organizar um evento corporativo que surpreenda a todos, com as dicas a seguir:

Dicas para organizar um evento corporativo inesquecível

A preocupação com a organização do evento inclui os tipos de alimentos ou kit lanche que serão servidos, decoração, espaço, etc. Confira as principais dicas para surpreender seu chefe, clientes ou funcionários:

Ter um objetivo claro sobre o evento

Há uma infinidade de razões pelas quais você precisaria organizar um evento corporativo, desde uma festa de Natal até o lançamento de um novo produto, ou, para um exercício de formação de equipe.

É crucial que você entenda por que o evento corporativo está sendo organizado, para poder planejar o restante do evento de acordo.

O tipo de evento que você está realizando determinará o tom, o tema e até o próprio local do evento. Ele também permitirá que você planeje quais processos administrativos precisam ser implementados, além de designar as pessoas corretas para funções, a fim de manter as coisas sob controle.

Também ajudará a determinar que tecnologia é necessária, e o que seus clientes ou colegas podem esperar.

Escolhendo uma data

Esse pode ser um dos pontos mais difíceis do gerenciamento de eventos. Tentar alinhar o dia ideal para que o maior número de pessoas possa comparecer.

Também é importante considerar eventos e / ou reuniões da empresa para descartar sua primeira escolha de datas em potencial. Isso garantirá que os principais membros da empresa possam participar.

Dependendo do tamanho da sua empresa, você poderá enviar um e-mail e / ou pesquisa para que seus colegas votem na data em que estão disponíveis. Você certamente pode verificar calendários para garantir que não haja outros conflitos.

Torna-se mais difícil quando você gerencia um evento para clientes em potencial. Verifique se há eventos importantes e feriados.

Conheça o seu orçamento e cumpra-o

Orçamentos podem ser complicados. Você precisa ter cuidado ao gastar dinheiro da empresa para garantir que não gaste demais. É recomendado como ponto de partida, manter-se dentro de 90% do seu orçamento e manter os outros 10% em caso de contingência.

Encontrar o local perfeito

Primeiro, você precisa saber em que área deseja realizar seu evento. A decisão deve ser tomada de acordo com a finalidade do evento, por exemplo, se o objetivo for lançar um produto ou serviço para os clientes, é importante alugar um local fechado, com palco para apresentação, etc.

Considerando as condições climáticas

Em que época do ano você está organizando seu evento? Você precisa ter certeza de que o local e os requisitos de viagem estão alinhados com o clima esperado.

Claro, não há como saber, com certeza, como será o tempo com antecedência, mas você sabe se está planejando um evento no inverno, que há uma chance muito maior de chover. Isso permite que escolha um local aberto ou fechado, com ou sem estacionamento aberto, entre outros.

Alimentos e bebidas a serem servidos no evento

O tipo de serviço que você escolher dependerá de diferentes fatores. Por exemplo, que tipo de evento você está organizando, qual será o seu tema, seu local, seu orçamento e se existem requisitos dietéticos especiais (convidados com alergia a um alimento).

Muitos locais oferecem serviços de buffet, que tendem a ser acessíveis e mais convenientes, pois isso significa menos planejamento da sua parte.

Se você escolher um serviço de buffet, verifique as avaliações e garanta que elas tenham uma boa reputação.

Existe a opção de contratar empresas que forneçam kit lanche para eventos, de acordo com o seu objetivo.

Existem diferentes opções quando se trata de fornecer bebidas em um evento corporativo. Às vezes, você pode negociar isso com o fornecedor, outras opções populares são:

Fornecer a cada hóspede vouchers de bebidas

Ter um número definido de garrafas por mesa (ou por pessoa, por exemplo, meia garrafa de vinho por pessoa)

Bebidas servidas por garçons, com um número limitado atrás do bar.

O que você pode fazer para tornar seu evento único?

A atenção aos detalhes é crucial; portanto, seja algo grande como uma apresentação ou algo menor como sacolas de brindes ou um tema descolado, você precisa ter certeza de que isso criará um impacto duradouro.

Aqui estão algumas dicas para deixar o evento especial:

  • Tente personalizar o evento para os desejos de seus funcionários / clientes
  • Escolha um local, comida ou atividades incomuns
  • Torne o evento interativo
  • Os exercícios de formação de equipe são ótimos para moral, rompendo barreiras e criando relacionamentos duradouros (com funcionários e clientes!)
  • Ofereça brindes especiais e personalizados.

Planejar um evento não é fácil, nem simples. Há muito a considerar, desde o local, a comida, as viagens e o entretenimento , pois você tem muitas pessoas para fazer feliz.

Mas, não é o fim do mundo, pois ao tomar as atitudes certas, mantendo-se eficiente e tendo um mapa mental de cada estágio para ajudá-lo a se manter organizado, você pode garantir um ótimo evento corporativo!